NHỮNG LƯU Ý KHI NHẬP KHẨU TỦ ĐÔNG VÀ TỦ MÁT THƯƠNG MẠI VỀ VIỆT NAM

Tủ đông và tủ mát thương mại là những thiết bị được sử dụng rộng rãi trong siêu thị, cửa hàng thực phẩm, nhà hàng, khách sạn và các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống. Với nhu cầu đầu tư thiết bị bảo quản thực phẩm ngày càng đa dạng, nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài để đáp ứng yêu cầu về dung tích, công suất và công nghệ làm lạnh. Tuy nhiên, trước khi triển khai, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ dịch vụ nhập khẩu tủ đông công nghiệp cũng như các quy định liên quan đến hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách quản lý mặt hàng.

Trước khi thực hiện thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại tủ đông hoặc tủ mát dự kiến đưa về Việt Nam. Trên thị trường hiện nay có nhiều dòng thiết bị phục vụ các mục đích bảo quản khác nhau như tủ đông nằm, tủ đông đứng, tủ mát trưng bày, tủ bảo quản thực phẩm nhiều cánh và các loại tủ lạnh chuyên dụng cho nhà hàng, siêu thị.

Tủ đông thương mại thường được sử dụng để bảo quản thực phẩm ở nhiệt độ thấp, phù hợp với các mặt hàng cần duy trì trạng thái đông lạnh trong thời gian dài. Trong khi đó, tủ mát thương mại thường phục vụ nhu cầu bảo quản rau củ, đồ uống, thực phẩm tươi và các sản phẩm cần duy trì nhiệt độ mát. Sự khác biệt về công năng, cấu tạo và hệ thống làm lạnh có thể ảnh hưởng đến việc phân loại hàng hóa khi khai báo hải quan.

Ngoài công năng, doanh nghiệp nên kiểm tra dung tích, công suất, kích thước, số lượng cửa, nguồn điện và các thông số kỹ thuật khác. Những thông tin này cần được thể hiện rõ trong catalogue hoặc tài liệu của nhà sản xuất để phục vụ việc xác định mã HS và kiểm tra chính sách nhập khẩu. Đối với những thiết bị có thiết kế đặc biệt hoặc tích hợp nhiều chức năng, việc xác định bản chất hàng hóa càng cần được thực hiện cẩn thận.

Một trong những vấn đề quan trọng khi nhập khẩu tủ đông và tủ mát thương mại là xác định chính sách áp dụng đối với từng loại thiết bị. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng hàng hóa là mới 100% hay đã qua sử dụng, đồng thời xác định công năng và thông số kỹ thuật để đối chiếu với các quy định hiện hành.

Đối với thiết bị mới, cần yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ thông tin về model, năm sản xuất, xuất xứ và catalogue. Trường hợp nhập khẩu tủ đông hoặc tủ mát đã qua sử dụng, doanh nghiệp cần rà soát các điều kiện nhập khẩu máy móc, thiết bị cũ theo quy định hiện hành. Không nên mặc định thiết bị đã qua sử dụng được áp dụng quy trình giống với hàng mới.

Bên cạnh đó, môi chất lạnh là yếu tố cần được đặc biệt quan tâm. Một số thiết bị sử dụng môi chất thuộc danh mục chất được kiểm soát hoặc có lộ trình hạn chế trong hoạt động sản xuất và nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin Refrigerant trong catalogue để xác định loại gas lạnh được sử dụng, tránh trường hợp thiết bị không đáp ứng yêu cầu quản lý môi trường.

Ngoài ra, tùy theo loại sản phẩm và mục đích sử dụng, doanh nghiệp cần rà soát khả năng áp dụng quy định về kiểm tra chất lượng, an toàn kỹ thuật hoặc hiệu suất năng lượng. Những yêu cầu này không nên áp dụng đồng loạt cho tất cả các dòng tủ đông và tủ mát mà cần được xác định dựa trên mã hàng và đặc điểm cụ thể của thiết bị.

Mã HS là căn cứ để xác định thuế nhập khẩu, chính sách quản lý và các yêu cầu liên quan đến thủ tục hải quan. Đối với tủ đông và tủ mát thương mại, doanh nghiệp cần đối chiếu đặc điểm cấu tạo, chức năng làm lạnh, dung tích và thiết kế của sản phẩm với danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu hiện hành.

Nhóm 8418 là nhóm hàng liên quan đến tủ lạnh, tủ kết đông và các thiết bị làm lạnh hoặc kết đông khác. Tuy nhiên, trong nhóm này có nhiều phân nhóm khác nhau dành cho từng loại thiết bị. Chẳng hạn, tủ đông dạng nằm và một số loại thiết bị bảo quản lạnh thương mại có thể được phân loại theo những phân nhóm riêng tùy thuộc vào dung tích, cấu tạo và công dụng thực tế.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một mã HS chung cho toàn bộ các dòng tủ đông và tủ mát. Việc tra cứu cần dựa trên catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật và tài liệu mô tả sản phẩm. Nếu chưa chắc chắn về mã phân loại, doanh nghiệp có thể xem xét thực hiện thủ tục xác định trước mã số theo quy định để hạn chế rủi ro khai báo sai.

Sau khi xác định mã HS, doanh nghiệp cần kiểm tra thuế nhập khẩu ưu đãi, thuế giá trị gia tăng và khả năng áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại. Mức thuế thực tế phụ thuộc vào mã HS, quốc gia xuất xứ và điều kiện đáp ứng chứng từ xuất xứ hợp lệ. Do đó, việc chuẩn bị C/O phù hợp có thể giúp doanh nghiệp xem xét áp dụng mức thuế ưu đãi nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Hồ sơ nhập khẩu cần được chuẩn bị đầy đủ để phục vụ quá trình khai báo và thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ ngay từ khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, bảo đảm thông tin về tên hàng, model, số lượng, xuất xứ và trị giá được thể hiện thống nhất giữa các giấy tờ.

Các chứng từ cơ bản thường được sử dụng trong bộ hồ sơ nhập khẩu gồm:

Tờ khai hải quan: Là chứng từ thể hiện thông tin khai báo về hàng hóa nhập khẩu, người nhập khẩu, trị giá và các nội dung liên quan theo quy định.

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa doanh nghiệp nhập khẩu và nhà cung cấp nước ngoài, bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị và điều kiện giao hàng.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Cung cấp thông tin về giá trị lô hàng, người bán, người mua và các nội dung thanh toán liên quan.

Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói tủ đông, tủ mát trong quá trình vận chuyển.

Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill): Là chứng từ vận tải thể hiện thông tin về phương tiện vận chuyển, nơi gửi hàng, nơi nhận hàng và các thông tin liên quan đến lô hàng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Được sử dụng để chứng minh xuất xứ hàng hóa và xem xét áp dụng ưu đãi thuế quan khi đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Ngoài các chứng từ trên, doanh nghiệp có thể cần bổ sung catalogue, tài liệu kỹ thuật, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý tương ứng. Việc chuẩn bị hồ sơ cụ thể cần căn cứ vào chính sách đang có hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu.

Tủ đông và tủ mát thương mại thường có kích thước lớn, trọng lượng đáng kể và cấu tạo gồm nhiều bộ phận như máy nén, dàn lạnh, hệ thống điều khiển và lớp cách nhiệt. Vì vậy, phương án vận chuyển cần được tính toán dựa trên kích thước, trọng lượng, số lượng thiết bị và điều kiện giao nhận tại hai đầu xuất nhập khẩu.

Đối với những lô hàng có số lượng lớn, vận chuyển đường biển thường được cân nhắc để tối ưu chi phí. Trong khi đó, vận chuyển đường hàng không có thể phù hợp với một số thiết bị nhỏ, hàng cần giao gấp hoặc có yêu cầu riêng về thời gian. Doanh nghiệp nên so sánh thời gian vận chuyển, cước phí và các chi phí phát sinh trước khi lựa chọn phương án phù hợp.

Khâu đóng gói cũng cần được chú trọng để hạn chế tác động từ va đập, rung lắc và độ ẩm trong quá trình vận chuyển. Tủ cần được cố định chắc chắn, bảo vệ các góc cạnh, cửa tủ và bộ phận điều khiển. Đối với thiết bị có yêu cầu vận chuyển theo chiều đứng hoặc có giới hạn về độ nghiêng, doanh nghiệp cần tuân thủ hướng dẫn của nhà sản xuất.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra kỹ thông tin trên Packing List để xác định số kiện, trọng lượng và kích thước thực tế. Việc thống nhất phương án giao nhận, nâng hạ và vận chuyển nội địa ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi hoặc hư hỏng trong quá trình bàn giao thiết bị.

Trong quá trình nhập khẩu, một số sai sót có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung chứng từ, điều chỉnh tờ khai hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Vì vậy, việc kiểm tra thông tin trước khi hàng được vận chuyển là bước cần thiết để hạn chế rủi ro.

Trước hết, doanh nghiệp không nên khai báo tên hàng quá chung chung hoặc sử dụng mã HS chỉ dựa trên thông tin do nhà cung cấp cung cấp. Cần đối chiếu mã hàng với công dụng, cấu tạo và thông số kỹ thuật thực tế để bảo đảm việc phân loại phù hợp.

Một sai sót khác là chưa kiểm tra môi chất lạnh trước khi ký hợp đồng. Nếu thiết bị sử dụng chất làm lạnh thuộc diện kiểm soát, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng thêm các yêu cầu liên quan đến quản lý môi trường. Việc bỏ qua thông tin này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch nhập khẩu và sử dụng thiết bị.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần tránh tình trạng chứng từ không thống nhất về model, số lượng, trọng lượng hoặc trị giá hàng hóa. Những sai lệch giữa hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn có thể khiến quá trình kiểm tra hồ sơ mất thêm thời gian. Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ thông tin trước khi nhà cung cấp phát hành chứng từ chính thức.

Cuối cùng, không nên chỉ dự toán chi phí dựa trên giá mua thiết bị và cước vận chuyển quốc tế. Các khoản phí khai báo hải quan, thuế, phí cảng, lưu kho, nâng hạ và vận chuyển nội địa cũng cần được tính đến. Một kế hoạch chi phí đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý ngân sách và tiến độ nhận hàng.

Nhập khẩu tủ đông và tủ mát thương mại về Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu xác định loại thiết bị, kiểm tra chính sách mặt hàng đến xác định mã HS, chuẩn bị chứng từ và lựa chọn phương án vận chuyển. Đặc biệt, các yếu tố như tình trạng thiết bị, môi chất lạnh, thông số kỹ thuật và yêu cầu quản lý chuyên ngành cần được rà soát trước khi hàng được đưa về Việt Nam. Việc chủ động kiểm tra hồ sơ và dự toán chi phí sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, kiểm soát tiến độ và nâng cao hiệu quả nhập khẩu. Đối với những lô hàng có nhiều chủng loại hoặc yêu cầu vận chuyển phức tạp, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ logistics chuyên nghiệp để được hỗ trợ trong quá trình khai báo hải quan và tổ chức giao nhận hàng hóa.